28/12/21 | Αρχική > Αρθρογραφία > Φορολογικά και Επίκαιρα

Τρόποι ψηφιακού μετασχηματισμού μικρομεσαίων επιχειρήσεων

 

Δημήτρης Φίλης, Λογιστής, Φοροτεχνικός  

Φορολογικά και Επίκαιρ

 Εισαγωγικές σημειώσεις

Η παρούσα εργασία εξετάζει τους τρόπους με τους οποίους οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις καθώς και οι αυτοαπασχολούμενοι μπορούν να αξιοποιήσουν τις τεχνολογίες πληροφορικής έτσι ώστε να διευρύνουν τον κύκλο των δραστηριοτήτων τους με την συνακόλουθη αύξηση του κύκλου των εργασιών τους, τη μείωση του κόστους λειτουργίας τους και τη μεγιστοποίηση του κέρδους τους.

1. Τα εργαλεία του ψηφιακού μετασχηματισμού των μικρομεσαίων επιχειρήσεων

1.1 Η επίδραση της τεχνολογίας πληροφορικής στην οικονομία

Στις μέρες μας ο κόσμος ολόκληρος βρίσκεται απέναντι σε ποικίλες κρίσεις. Στις δυνάμεις που καθορίζουν την πορεία που θα ακολουθήσει η οικονομία, η πολιτική και η κοινωνία συμπεριλαμβάνεται και η τεχνολογία πληροφορικής και επικοινωνιών.

Οι τεχνολογικές εξελίξεις τις τελευταίες δεκαετίες, από τη ναυτιλία μέχρι τα υποβρύχια καλώδια επικοινωνιών, από τους σιδηροδρόμους και τον ηλεκτρισμό μέχρι τα αεροπλάνα και τα μη επανδρωμένα αεροσκάφη, από τα εμπορευματοκιβώτια μέχρι τους δορυφόρους, άνοιξαν νέους δρόμους και επέφεραν αλλαγές στην φύση των αγαθών και στους τρόπους μετακίνησης των ανθρώπων.

Πολλοί θεωρούν ότι η τεχνολογία είναι ο καταλύτης της κοινωνικής αλλαγής και κατά συνέπεια οι άνθρωποι πρέπει να φροντίζουν για την κατανόησή της και την προσαρμογή τους στις αλλαγές που επιφέρει και τελικά στην αξιοποίησή της για την βελτίωση της ζωής τους από κάθε άποψη. (Marc Fleurbaey,2019)

1.2 Ο ψηφιακός μετασχηματισμός των μικρομεσαίων επιχειρήσεων

Ως ψηφιακός μετασχηματισμός μιας μικρομεσαίας επιχείρησης ορίζεται η διαδικασία μετατροπής κάθε παραδοσιακής υπηρεσίας σε ψηφιακή υπηρεσία μέσα στην επιχείρηση. Το φαινόμενο «ψηφιακός μετασχηματισμός» το αντιλαμβανόμαστε με τη μορφή μιας σειράς «εφαρμογών» της ψηφιακής τεχνολογίας στην εν γένει οικονομική δραστηριότητα. Οι πιο γνωστές και οι μάλλον πιο δημοφιλείς από τις εφαρμογές αυτές είναι ενδεικτικά: οι ψηφιακές πλατφόρμες, η εισαγωγή της ρομποτικής κυρίως –αλλά όχι αποκλειστικά– στη βιομηχανική παραγωγή, η οποία έχει τη δυνατότητα να εμφανιστεί με τη μορφή του virtual factory, το διαδίκτυο των πραγμάτων, η διαχείριση «μεγάλων δεδομένων» (big data) και τα blockchains. (Δ. Γράβαρης, 2020)

1.3 Τα εργαλεία του ψηφιακού μετασχηματισμού

Στην συνέχεια παρουσιάζονται τα πιο βασικά εργαλεία του ψηφιακού μετασχηματισμού των μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων καθώς και των αυτοαπασχολουμένων:

Α) Ιστοσελίδα στο Διαδίκτυο και στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Σε αυτές παρουσιάζονται πληροφορίες για τις δραστηριότητες της επιχείρησης, τα αγαθά και τις υπηρεσίες που προσφέρει καθώς και χρηστικές πληροφορίες όπως ωράριο καταστήματος και τρόπο πρόσβασης στο κατάστημα.

Β) Ηλεκτρονικό κατάστημα (e-shop)

Το ηλεκτρονικό κατάστημα βρίσκεται μέσα στην ιστοσελίδα και μέσω αυτού διενεργούνται συναλλαγές της επιχείρησης με τους πελάτες της, οι οποίοι επιλέγουν έναν από τους προτεινόμενους τρόπους εξόφλησης του αγαθού που αγοράζουν.

Γ) Σύστημα ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού (enterprise resource planning, ERP)

Είναι σύστημα λογισμικού που διαχειρίζεται όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης. Τα σύγχρονα συστήματα ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού περιλαμβάνουν την διαχείριση της αποθήκης εμπορευμάτων, των παγίων στοιχείων, της χρηματοοικονομικής λογιστικής, της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και της μισθοδοσίας.

Δ) Σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού

Είναι σύστημα λογισμικού που διαχειρίζεται τις σχέσεις της επιχείρησης με το ανθρώπινο δυναμικό της. Παρακολουθούνται οι προσλήψεις, οι απολύσεις, η οικογενειακή κατάσταση των εργαζομένων, το επίπεδο των γνώσεων τους.

Ε) Σύστημα διαχείρισης πελατών

Είναι σύστημα λογισμικού που διαχειρίζεται τις σχέσεις της επιχείρησης με τους πελάτες της.

ΣΤ) Συμμετοχή σε διαδικτυακές πλατφόρμες

Είναι πλατφόρμες που επιτρέπουν σε επιχειρήσεις να έρχονται σε επαφή με πελάτες τους και να διενεργούν συναλλαγές καταβάλλοντας αμοιβή σε αυτές (π.χ. booking).

2. Αξιοποίηση των εργαλείων του ψηφιακού μετασχηματισμού από τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός της μικρής και μεσαίας επιχείρησης είναι αναγκαίος, διότι συμβάλλει στην αύξηση της αποδοτικότητας της επιχείρησης και μακροπρόθεσμα στην βιωσιμότητά της.

Στη συνέχεια θα περιγράφονται μορφές αξιοποίησης των εργαλείων του ψηφιακού μετασχηματισμού από μικρομεσαία επιχείρηση και τις συνέπειες που επέφερε στην λειτουργία της η ενσωμάτωση των εργαλείων αυτών.

Επιχείρηση μεταφοράς επιβατών (ΚΤΕΛ) κατασκεύασε ιστοσελίδα στην οποία παρουσιάζει το ιστορικό της επιχείρησης, το πρόγραμμα των δρομολογίων και τις ώρες αναχώρησης των λεωφορείων. Οι πελάτες έχουν την δυνατότητα να επικοινωνούν μέσω της ιστοσελίδας με την επιχείρηση και να λαμβάνουν την πληροφόρηση που επιζητούν.

Μέσω της ιστοσελίδας οι οδηγοί των λεωφορείων ενημερώνονται για το πρόγραμμα εργασίας τους από ιδιαίτερο μενού που τους εξυπηρετεί αποκλειστικά.

Η λειτουργία της ιστοσελίδας επέφερε θετικές συνέπειες στην οργάνωση της εξυπηρέτησης των επιβατών καθότι μείωσε τις τηλεφωνικές κλήσεις στα εκδοτήρια των εισιτηρίων. Η αποσυμφόρηση των εκδοτών εισιτηρίων από τις τηλεφωνικές κλήσεις επέτρεψε την καλύτερη εξυπηρέτηση των επιβατών στο «γκισέ».

Παράλληλα, η συγκεκριμένη επιχείρηση ανέπτυξε και τη σελίδα στο κοινωνικό δίκτυο του Facebook. Στην ιστοσελίδα της, η επιχείρηση πέραν από ιστορικά στοιχεία αναρτά πληροφορίες έκτακτης ανάγκης, όπως διακοπές συγκοινωνίας λόγω κακών καιρικών συνθηκών και δραστηριότητες που αναπτύσσει στα πλαίσια της εταιρικής κοινωνικής ευθύνης της. Η συγκεκριμένη σελίδα συντελεί σε μια άμεση σχέση με τον επιβάτη και κυρίως σε μια αμφίδρομη σχέση όπου ο επιβάτης θα υποβάλλει ένα παράπονο για κακή συμπεριφορά ή έναν έπαινο για εξαιρετική συμπεριφορά του προσωπικού και η επιχείρηση θα προβεί στις δέουσες ενέργειες. Η μεταφορά προσώπων όπως στην προκειμένη περίπτωση, είναι μια υπηρεσία που κυρίως βασίζεται στην συμπεριφορά των ανθρώπων, από τον εκδότη των εισιτηρίων, τον οδηγό του λεωφορείου, τον ελεγκτή των εισιτηρίων. Εύκολα δημιουργούνται παράπονα και πολύ εύκολα μέσω του ιστοσελίδας (χώρος επικοινωνίας) και της σελίδας στο facebook τα παράπονα υποβάλλονται στην επιχείρηση ώστε να εξεταστούν και να αντιμετωπιστούν ανάλογα.

Ιδιαίτερο μενού στην ιστοσελίδα του διαδικτύου αποτελεί το ηλεκτρονικό κατάστημα έκδοσης εισιτηρίων μέσω διαδικτύου, το οποίο εξυπηρετεί τους επιβάτες της επιχείρησης σε όλη την Ελλάδα, αλλά και τους επιβάτες που έρχονται από το εξωτερικό (Κύπρος, Γερμανία, Αγγλία) και θέλουν να ταξιδέψουν από και προς προορισμούς που εξυπηρετεί το συγκεκριμένο ΚΤΕΛ.

Κατά την διάρκεια της πανδημίας Covid-19 το έτος 2020 το 40% της συνολικής αξίας των εισιτηρίων εκδόθηκε ηλεκτρονικά.

Η λειτουργία του ηλεκτρονικού εκδοτηρίου επέφερε άμεση εξυπηρέτηση των επιβατών και τους απάλλαξε από μετακινήσεις, οι οποίες εκτός της ανάλωσης χρόνου είχαν και οικονομικό κόστος.

Ταυτόχρονα, δόθηκε στην επιχείρηση η δυνατότητα να οργανώσει σε ορθολογικότερη βάση την λειτουργία των εκδοτηρίων εισιτηρίων και να μειώσει το κόστος λειτουργίας τους αφού κάθε υπάλληλος που αποχωρεί για λόγους συνταξιοδότησης δεν αντικαθίσταται με νέα πρόσληψη.

Για την εξυπηρέτηση των επιβατών δημιουργήθηκαν και δύο ακόμα εφαρμογές λογισμικού.

Δημιουργήθηκε εφαρμογή για κινητά τηλέφωνα, η οποία πληροφορεί τον επιβάτη που αναμένει το λεωφορείο επί της οδού σε πόση ώρα θα βρίσκεται εκεί για την επιβίβασή του. Η συγκεκριμένη εφαρμογή είναι καινοτόμος και αποτελεί νέα υπηρεσία η οποία πρόσθεσε μεγάλη αξία στην μεταφορική επιχείρηση. Ταυτόχρονα η εφαρμογή αυτή δίνει την δυνατότητα στην επιχείρηση να απευθύνει μηνύματα προς τους επιβάτες τόσο όσον αφορά χρήσιμες πληροφορίες για το δρομολόγιό τους όσο και διαφημιστικά μηνύματα τρίτων με αμοιβή. Δηλαδή, πέραν της εξυπηρέτησης του επιβάτη προέκυψε και μια νέα δραστηριότητα για την επιχείρηση.

Άλλη εφαρμογή, στο πλαίσιο της εξυπηρέτησης του επιβατικού κοινού, στους σταθμούς άφιξης των λεωφορείων μέσω οθονών πληροφορούν όσους αναμένουν επιβάτες για την ώρα άφιξης του λεωφορείου.

Κομβικό ρόλο στην συνολική λειτουργία και ορθολογική οργάνωση της επιχείρησης διαδραματίζει το «Σύστημα ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού» που έχει εισάγει η επιχείρηση και το οποίο δομείται σε τρία υποσυστήματα: Σύστημα διαχείρισης οικονομικής υπηρεσίας, Σύστημα διαχείρισης Γραμματείας και Αρχείου, Σύστημα διαχείρισης κίνησης λεωφορείων.

Το σύστημα ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού της οικονομικής υπηρεσίας περιλαμβάνει:

Την ηλεκτρονική τιμολόγηση όλων των φορολογικών παραστατικών, είτε είναι τιμολόγια παροχής υπηρεσιών, είτε εισιτήρια επιβατών που εκδίδονται σε σταθμούς, πρακτορεία και λεωφορεία, είτε αποδείξεις μεταφοράς ασυνόδευτων μικροδεμάτων. Τη διαχείριση των παγίων στοιχείων της επιχείρησης, την αποθήκευση των υλικών και την διαχείριση των προμηθειών και των παραγγελιών. Την διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες. Τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού και τον υπολογισμό της μισθοδοσίας του. Τη γενική-χρηματοοικονομική λογιστική.

Τη στατιστική ανάλυση των εισιτηρίων ανά δρομολόγιο και προορισμό και ανά είδος εισιτηρίου (π.χ. πόσα εισιτήρια εκδόθηκαν σε φοιτητές, σε πολύτεκνους κλπ και πόσα εισιτήρια εκδόθηκαν με την κανονική τιμή). Η στατιστική αυτή επιτρέπει την κατανόηση των αναγκών των ανθρώπων για την μετακίνησή τους και διευκολύνει την επιχείρηση στον σχεδιασμό των ωρών των δρομολογίων ώστε να εξυπηρετούνται συγκεκριμένες ομάδες επιβατών.

Επίσης, η στατιστική ανάλυση μας επιτρέπει να γνωρίζουμε πόσοι επιβάτες εξυπηρετούνται από την αφετηρία και πόσοι από ενδιάμεσες στάσεις και από ποιες στάσεις συγκεκριμένα. Με αυτόν τον τρόπο δίνεται η δυνατότητα στην επιχείρηση να σχεδιάζει την διενέργεια της δρομολόγησης του λεωφορείου έτσι ώστε να αποφεύγεται η διάνυση χιλιομέτρων χωρίς επιβάτες ή όπου παρατηρείται αυξημένη κίνηση επιβατών σε ενδιάμεσες στάσεις να πυκνώνουν τα δρομολόγια.

Ιδιαίτερη αναφορά γίνεται σε δύο καινοτόμες υπηρεσίες. Όταν ένα λεωφορείο αναχωρεί από την αφετηρία Α προς τον προορισμό Β, ο υπάλληλος στον προορισμό Β γνωρίζει επακριβώς πόσα και ποια ασυνόδευτα μικροδέματα αναμένει και πληροφορεί εγκαίρως τους παραλήπτες τους για την ώρα άφιξης τους.

Ο οδηγός του λεωφορείου κατά την έναρξη του δρομολογίου λαμβάνει δυνητικά στην οθόνη του υπολογιστή του, που βρίσκεται στο λεωφορείο, τη λίστα των επιβατών με τον προορισμό τους έτσι ώστε να αποβιβάζει εγκαίρως τους επιβάτες στις ενδιάμεσες στάσεις ενώ το σύστημα δυνητικά διαθέτει την ικανότητα να ενημερώνει ηχητικά τον οδηγό για τα σημεία αποβίβασης των επιβατών.

Το επόμενο βήμα του ψηφιακού μετασχηματισμού στην συγκεκριμένη επιχείρηση θα μπορούσε να είναι η εισαγωγή στη λειτουργία της αυτόματων μηχανών έκδοσης εισιτηρίων και της τοποθέτησής τους εντός των σταθμών και των πρακτορείων της αλλά και εκτός των σταθμών σε κεντρικά σημεία της πόλεως όπου έχει την έδρα της. Η επένδυση αυτή θα συμβάλλει στην καλύτερη εξυπηρέτηση των επιβατών αφού θα μεγαλώσει το ωράριο λειτουργίας και θα μειώσει και το κόστος της μισθοδοσίας προοπτικά εάν όχι άμεσα.

Στο σύστημα της οικονομικής υπηρεσίας εντάσσεται και η διακίνηση των χρημάτων που εισπράττονται κατά τις συναλλαγές με το επιβατικό κοινό. Το προσωπικό των λεωφορείων και οι εκδότες εισιτηρίων και αποδείξεων μεταφοράς μικροδεμάτων καταθέτουν τις εισπράξεις σε ΑΤΜ που εγκαταστάθηκε στην έδρα της επιχείρησης μετά από συμφωνία με Τράπεζα. Με τον τρόπο αυτό υπάρχει πλήρης διασφάλιση στην διακίνηση των μετρητών και αυτόματη ενημέρωση του τραπεζικού λογαριασμού των καταθέσεων.

Το σύστημα ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού κίνησης λεωφορείων περιλαμβάνει:

Την ηλεκτρονική έκδοση του προγράμματος δρομολόγησης των λεωφορείων σε ημερήσια ή εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση με τέτοιο τρόπο ώστε να εξασφαλίζεται η βέλτιστη οικονομικά λειτουργία. Μέσω του συγκεκριμένου προγράμματος ενημερώνεται η μισθοδοσία για τις ημέρες και τις ώρες εργασίας των οδηγών, την απασχόληση κατά τις Κυριακές ή αργίες, τις υπερωρίες καθώς και την νυκτερινή εργασία. Επίσης ενημερώνεται το αρχείο των χιλιομετρικών διανύσεων των λεωφορείων ώστε το λογιστήριο να εξάγει στοιχεία για την διάρθρωση του κόστους ανά χιλιόμετρο.

Την παρακολούθηση της κίνησης των λεωφορείων σε πραγματικό χρόνο επάνω στο γεωγραφικό χάρτη ώστε να ελέγχεται η συμμόρφωση του οδηγού με την εργατική νομοθεσία και τον κώδικα οδικής κυκλοφορίας.

Το συνολικό ενδοεπιχειρησιακό σύστημα σχεδιασμού των λειτουργιών της επιχείρησης έχει προσθέσει εξαιρετική αξία στην επιχείρηση, διότι οργάνωσε και συντόνισε αποτελεσματικά τις επιμέρους υπηρεσίες, επέφερε μείωση του κόστους λειτουργίας, απέφυγε επικαλύψεις αρμοδιοτήτων και πρόσφερε νέες υπηρεσίες στο επιβατικό κοινό.

Το ιδιαίτερο χαρακτηριστικό σε αυτή την διαδικασία είναι ότι την ανάλυση των αναγκών της επιχείρησης για την ψηφιακό μετασχηματισμό και τις υποχρεώσεις που επιβάλλει ειδική νομοθεσία στη λειτουργία της, την εκπόνησε ομάδα στελεχών της επιχείρησης και με βάση αυτόν τον σχεδιασμό οι μηχανικοί πληροφορικής παρέδωσαν τα έργα τους, τα οποία συνολικά και συνδυαστικά έχουν δημιουργήσει ένα εξαιρετικό «προϊόν» ERP, το οποίο κατά βάση στηρίζεται στο Pylon EpsilonNet.

Συμπεράσματα

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός της μικρομεσαίας επιχείρησης αποτελεί αδήριτη ανάγκη στον τόπο μας. Συμβάλλει στην ανάπτυξη νέων δραστηριοτήτων που αυξάνουν τον κύκλο εργασιών κάθε επιχείρησης ενώ παράλληλα μειώνει το κόστος λειτουργίας και αυξάνει την απόδοση και την βιωσιμότητα της επιχείρησης.

Κατά την γνώμη μας απαιτούνται άλματα στην εισαγωγή νέων μεθόδων προσφοράς υπηρεσιών ή αγαθών, εκπαίδευση και επιμόρφωση του προσωπικού και προπαντός σωστή στελέχωση, διότι η ψηφιοποίηση της επιχείρησης απαιτεί υψηλού επιπέδου προσωπικό για την διαχείρισή της.

Βιβλιογραφία

1. Marc Fleurbaey, (2019), Μανιφέστο για την κοινωνική πρόοδο, εκδόσεις ΠΟΛΙΣ
2. Δ. Γράβαρης, (2020), Ψηφιακός μετασχηματισμός της οικονομίας και αναδιαρθρώσεις του κεφαλαίου, εκδόσεις ΙΜΕ ΓΣΕΒΕΕ.
3. Ψηφιακός μετασχηματισμός και μικρές επιχειρήσεις, Έκθεση ΙΜΕ ΓΣΕΒΕΕ 2020
4. Γ. Δουκίδης, Οι πυλώνες για μια ολοκληρωμένη στρατηγική ανάπτυξης της ψηφιακής οικονομίας, ΤΑ ΝΕΑ σελ. 25 Ένθετου, 25-9-2021.